Godkjent i ekstraordinært årsmøte
for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter,
tirsdag 16. januar, 2018
1.
EIENDOM OG EIERFORHOLD
Eiendom:
Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter
Adresse:
Storhaugveien 2, 7240 HITRA
Foretaksnummer:
8903 79672
Sameie
med Mediehuset AL:
Gnr. 92, Bnr. 50, seksjon 2
Eiere er
De lokale foreninger på Hitra innenfor
tilknyttede
organisasjoner:
Hitra
Norsk Luthersk Misjonssamband,
http://www.nlm.no/
Det Norske Misjonsselskap,
https://nms.no/
Normisjon.
http://www.normisjon.no/
2.
HOVEDFORMÅL
er å samle folk om Guds ord og
diakonalt arbeid.
DELMÅL
a.
å
være et samlingsted for trivsel og sosialt samvær
b.
et
sted hvor formidling av positive og byggende verdier
og
aktiviteter kan finne
sted
c.
å
være et utleiested som kan ivareta ulike behov
d.
å
være et rusfritt sted
3.
SELVSTENDIG FORVALTNING AV
EIENDOMMEN
Eiendommen
drives fritt og selvstendig av et valgt styre som er underlagt
årsmøtet.
4.
ÅRSMØTET
Årsmøtet
er øverste organ for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter.
Årsmøtets ansvar er at all virksomhet
er i samsvar med de hovedmålsettinger som detre
tilknyttede organisasjoner har. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars. Årsmøtet skal kunngjøres minst 3
uker på forhånd. Ekstraordinært årsmøte
kan avholdes hvis minst 2/3 av styremedlemmene, eller minst 1/3 av medlemmene
ber om det.
Hvem som møter på årsmøtet;
På
årsmøtet møter medlemmer av foreningen tilknyttet Hitra Misjons- og
Nærmiljøsenter - kalt «Misjonshusforeningen».
Det kreves skriftlig medlemskap og betalt kontingent i Misjonshusforeningen.
Som medlem
a.
er du med og støtter virksomheten som drives av Hitra
Misjons- og Nærmiljøsenter
b.
er du inneforstått
med stedets formål og oppdrag i forhold til
vedtektene
c.
kan du møte på årsmøtet med forslags- og stemmerett når
ko
ntingent er betalt
d.
kan du bli
innvalgt i styret for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter
Årsmøtets
oppgaver
a.
Velge møteleder, sekretær og tellekorps, og
to til å
underskrive protokollen
b.
Godkjenne innkalling og sakliste
c.
Godkjenne årsmelding
d.
Godkjenne regnskap og budsjett
e.
Foreta valg på styremedlemmer etter følgende
prosedyre:
Styret
består av 5 medlemmer samt 2 varamedlemmer.
Styremedlemmene velges for 2 år, og
kan gjenvelges. Det utgår
vekselvis 2 og 3 medlemmer. Varamedlemmer velges for
et år, og
kan gjenvelges
f.
Velge
styreleder for 2 år
g.
Velge valgkomite på 3 personer. Valgkomiteen foreslår
inntil det dobbelte av
antall personer som skal innvelges i styret.
Valgkomiteen skal forelegge
kandidatene det ansvar
styremedlemmene har i forhold til å virke i samsvar med
eierorganisasjonenes hovedmålsetting. Valgkomiteen avgir sin
innstilling til
styret i god tid før kommende årsmøte
h.
Behandle saker som er oversendt fra styret
i.
Vedtekter for Hitra Misjons- og
nærmiljøsenter, og vedtekter
for sameie med Mediehuset, vedtas av årsmøtet med
2/3 flertall.
Forut for årsmøtet skal endringsforslagene drøftes i styret som
fremmer innstilling til årsmøtet
5.
STYRET
Styremedlemmene skal, i likhet med
deltakerne på årsmøtet,
arbeide isamsvar
med vedtektene for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter. De fem valgte styremedlemmer avvikler
styremøter når saksmengden tilsier møter.Det
bør være minst 6 møter i året. Sekretær, i samråd med leder, sender ut sakliste
i god tid før møtene. Det sendes utskrift/referat fra møtene til styremedlemmer
og varamedlemmer.
KONSTITUERENDE STYREMØTE
Styremedlemmene
samles senest 2 uker etter årsmøtet til
konstituerendemøte, og foretar valg
av, nestleder og sekretær.
STYRETS OPPGAVER
a.
Styret
står ansvarlig overfor årsmøtet for all drift
b.
Styret
forvalter økonomien
c.
Styret
tilsetter daglig leder og utarbeider retningslinjer for
stillingen
d.
Styret
tilsetter intern regnskapsfører og
utarbeider
retningslinjer for stillingen
e.
Styret
er øverste organ for daglig leder
f.
Styret vedtar økonomiske støtteordninger og
tilskudd innenfor
budsjett
g.
Styret
organiserer alt vedlikehold og foretar nødvendige
nyinvesteringer innenfor budsjett
h.
Styret
utarbeider og koordinerer ulike arrangementer. Det
utarbeides arrangements
-planer som publiseres i media
i.
Styret
skal tilrettelegge eiendommen slik at Hitra
Frivilligsentral kan fungere best
mulig
j.
Styrets
leder skal skrive under på skjemaet for medlemskap
6.
MYNDIGHET TIL Å UNDERTEGNE DOKUMENTER
Det er styreleder og regnskapsfører som med sin signatur
undertegner dokumenter.
7.
DAGLIG LEDER
Styret tilsetter daglig leder.
Den tilsatte daglige leder tar ansvar for dagligedrift og virksomhet. En viktig funksjon for daglig leder er å
skape godkontakt med alle
som kommer til stedet, gjøre avtaler, og koordinere virksomheten.
Daglig leder skal også bidra til at frivillige krefter kan bidra,og at alle kan trives og finne det frivillige
arbeid både meningsfylt og givende. Det er utarbeidet
retningslinjer for daglig leder.
8.
INTERN REGNSKAPSFØRER
Styret tilsetter intern regnskapsfører. Det er
utarbeidet
retningslinjer for internregnskapsfører.
9.
VEDTEKTER FOR SAMEIET MED MEDIEHUSET
Eiendommen Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter er part 2 i
sameie med Mediehuset AS.
Rettigheter og forpliktelser er nedskrevet og vedtatt i «Vedtekt for sameie».
10.
HITRA FRIVILLIGSENTRAL
Eiendommen Hitra Misjons- og
Nærmiljøsenter har fra
departementet fått godkjenning
for drift av Hitra Frivilligsentral. Det
er utarbeidet egne vedtekter
for Hitra Frivilligsentral som ma. beskriver ulike områder som er regulert
mellom eier og leietaker. Sentralen har eget organisasjonsnummer, eget styre og økonomi adskilt fra
Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter.
Husleie fra Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter
utfaktureres hvert kvartal. Det er intern regnskapsfører for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter som
fører regnskap og utfører økonomiske
oppgaver sammen med daglig leder for Hitra Frivilligsentral.
11.
ANDRE FRIVILLIGE
OPPGAVER HVOR
DET ER UTARBEIDET RETNINGSLINJER
A.
Tilsyn
og vedlikehold av
teknisk utstyr
B.
Renhold
C.
Det
er òg utarbeidet retningslinjer for en del andre
oppgaver som må utføres av
frivillige.
12.
ADGANG MED UTDELT
NØKKEL
Her gjelder
regler som er vedtatt av styret.
13.
NORMISJON, DET NORSKE
MISJONSSELSKAP, OG NORSK
LUTHERSK MISJONSSAMBAND
SIN
ROLLE VED EN EVENTUELL
AVVIKLING
Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter drives selvstendig av
sentrets årsmøte og styre. De
tilknyttede organisasjoner, Norsk Luthersk Misjonssamband, Det Norske Misjonsselskap og Normisjon, vil
normalt ikke ha innflytelse på drift og
disponering, men kan i en gitt situasjon koples inn hvis det ikke lenger er frivillige som makter, eller ønsker, å drive
sentret i samsvar med organisasjonenes
intensjon. I en slik situasjon kan regionrådene
for disse organisasjonene
gjøre sine beslutninger, ev. i samråd med sentrets styre og årsmøte.
14.
DOKUMENTER OG AVTALER
Styret har godkjent følgende dokumenter for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter. Dokumentene gjennomgås årlig av styret. Kontrollskjema skal arkiveres av daglig leder.
|
VEDLEGG TIL VEDTEKTER
|
|
Retningslinjer for daglig leder
|
|
Retningslinjer for intern regnskapsfører
|
|
Branninstruks
|
|
Priser og regler for utleie
|
|
Inventar
|
|
Tilsyn og vedlikehold av teknisk utstyr
|
|
Nøkkeladgang
|
|
Renhold
|
|
Kontrollskjema for kjøkken, kjøleskap og
frysere
|
|
Befaringsskjema for teknisk utstyr og inventar
|
|
Vedtekter for sameiet
|
|
Husregler for bruk av sentret + kortutgave
|
|
Skjema for medlemskap
|
Disse
vedtektene er godkjent i ekstraordinært årsmøte for
Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter, tirsdag 16. januar, 2018