VEDTEKTER OG EIERFORHOLD

Vedtekter godkjent - 2018

Godkjent i ekstraordinært årsmøte

for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter,

tirsdag 16. januar, 2018

 


 

1.    EIENDOM OG EIERFORHOLD

Eiendom:                                                              Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter

Adresse:                                                               Storhaugveien 2, 7240 HITRA

Foretaksnummer:                                                8903 79672

Sameie med Mediehuset AL:                             Gnr. 92, Bnr. 50, seksjon 2



Eiere er                                                    De lokale foreninger på Hitra innenfor

                                                                   tilknyttede organisasjoner:

                             

Hitra Norsk Luthersk Misjonssamband, http://www.nlm.no/

Det Norske Misjonsselskap, https://nms.no/

Normisjon.  http://www.normisjon.no/


2.            HOVEDFORMÅL

                er å samle folk om Guds ord og diakonalt arbeid.

 

        DELMÅL

a.        å være et samlingsted for trivsel og sosialt samvær

b.        et sted hvor formidling av positive og byggende verdier 

            og aktiviteter kan finne sted

c.        å være et utleiested som kan ivareta ulike behov

d.        å være et rusfritt sted





3.        SELVSTENDIG FORVALTNING AV EIENDOMMEN

                Eiendommen drives fritt og selvstendig av et valgt styre som er underlagt årsmøtet.



4.            ÅRSMØTET

                Årsmøtet er øverste organ for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter. Årsmøtets     ansvar er at all virksomhet er i samsvar med de hovedmålsettinger som detre tilknyttede organisasjoner har. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars. Årsmøtet skal kunngjøres minst 3 uker på forhånd.  Ekstraordinært årsmøte kan avholdes hvis minst 2/3 av styremedlemmene, eller minst 1/3 av medlemmene ber om det.


Hvem som møter på årsmøtet;

På årsmøtet møter medlemmer av foreningen tilknyttet Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter - kalt «Misjonshusforeningen». Det kreves skriftlig medlemskap og betalt kontingent i Misjonshusforeningen.

                Som medlem

a.      er du med og støtter virksomheten som drives av Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter 

b.     er du inneforstått med stedets formål og oppdrag i forhold til vedtektene 

c.     kan du møte på årsmøtet med forslags- og stemmerett når ko ntingent er betalt

d.     kan du bli innvalgt i styret for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter

               

                Årsmøtets oppgaver

a.        Velge møteleder, sekretær og tellekorps, og to til å  

            underskrive protokollen

b.        Godkjenne innkalling og sakliste

c.        Godkjenne årsmelding

d.        Godkjenne regnskap og budsjett


e.        Foreta valg på styremedlemmer etter følgende prosedyre:

Styret består av 5 medlemmer samt 2 varamedlemmer.

Styremedlemmene velges for 2 år, og kan gjenvelges. Det utgår

vekselvis 2 og 3 medlemmer. Varamedlemmer velges for et år, og

kan gjenvelges


f.          Velge styreleder for 2 år


g.        Velge valgkomite på 3 personer.  Valgkomiteen foreslår

inntil det dobbelte av antall personer som skal innvelges i styret.

Valgkomiteen skal forelegge kandidatene det ansvar

styremedlemmene har i forhold til å virke i samsvar med

eierorganisasjonenes hovedmålsetting. Valgkomiteen avgir sin

innstilling til styret i god tid før kommende årsmøte


h.        Behandle saker som er oversendt fra styret


i.         Vedtekter for Hitra Misjons- og nærmiljøsenter, og vedtekter

for sameie med Mediehuset, vedtas av årsmøtet med 2/3 flertall.

Forut for årsmøtet skal endringsforslagene drøftes i styret som

fremmer innstilling til årsmøtet



 



5.             STYRET

       Styremedlemmene skal, i likhet med deltakerne på årsmøtet, arbeide isamsvar med vedtektene for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter. De fem valgte styremedlemmer avvikler styremøter når saksmengden tilsier møter.Det bør være minst 6 møter i året. Sekretær, i samråd med leder, sender ut sakliste i god tid før møtene. Det sendes utskrift/referat fra møtene til styremedlemmer og varamedlemmer. 


                KONSTITUERENDE STYREMØTE

           Styremedlemmene samles senest 2 uker etter årsmøtet til

           konstituerendemøte, og foretar valg av, nestleder og sekretær.


 

                STYRETS OPPGAVER

a.       Styret står ansvarlig overfor årsmøtet for all drift

b.       Styret forvalter økonomien

c.       Styret tilsetter daglig leder og utarbeider retningslinjer for

           stillingen

d.       Styret tilsetter intern regnskapsfører og utarbeider 

           retningslinjer for stillingen

e.        Styret er øverste organ for daglig leder

f.         Styret vedtar økonomiske støtteordninger og tilskudd innenfor

           budsjett

g.       Styret organiserer alt vedlikehold og foretar nødvendige    

           nyinvesteringer innenfor budsjett

h.       Styret utarbeider og koordinerer ulike arrangementer. Det

           utarbeides arrangements -planer som publiseres i media

i.        Styret skal tilrettelegge eiendommen slik at Hitra

           Frivilligsentral kan fungere best mulig

j.        Styrets leder skal skrive under på skjemaet for medlemskap







 

6.    MYNDIGHET TIL Å UNDERTEGNE DOKUMENTER

      

Det er styreleder og regnskapsfører som med sin signatur undertegner dokumenter.






7.            DAGLIG LEDER

                Styret tilsetter daglig leder. Den tilsatte daglige leder tar ansvar for dagligedrift og virksomhet. En viktig funksjon for daglig leder er å skape godkontakt med alle som kommer til stedet, gjøre avtaler, og koordinere virksomheten.  Daglig leder skal også bidra til at frivillige krefter kan bidra,og at alle kan trives og finne det frivillige arbeid   både meningsfylt og givende. Det er utarbeidet retningslinjer for daglig leder.



8.         INTERN REGNSKAPSFØRER


            Styret tilsetter intern regnskapsfører. Det er         

           utarbeidet retningslinjer for internregnskapsfører.






9.         VEDTEKTER FOR SAMEIET MED MEDIEHUSET

      

Eiendommen Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter er part 2 i sameie med Mediehuset AS. Rettigheter og forpliktelser er nedskrevet og vedtatt i «Vedtekt for sameie».





10.       HITRA FRIVILLIGSENTRAL

        Eiendommen Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter har fra departementet fått godkjenning for drift av Hitra Frivilligsentral.  Det er utarbeidet egne vedtekter for Hitra Frivilligsentral som ma. beskriver ulike   områder som er regulert mellom eier og leietaker. Sentralen har eget organisasjonsnummer, eget styre og økonomi adskilt fra Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter. Husleie fra Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter utfaktureres hvert kvartal. Det er intern regnskapsfører for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter som fører regnskap og utfører økonomiske oppgaver sammen med daglig leder for Hitra Frivilligsentral.

 




11.      ANDRE FRIVILLIGE OPPGAVER HVOR

           DET ER UTARBEIDET    RETNINGSLINJER

A.     Tilsyn og vedlikehold av teknisk utstyr

B.     Renhold

C.    Det er òg utarbeidet retningslinjer for en del andre

        oppgaver som må utføres av frivillige.





12.          ADGANG MED UTDELT NØKKEL    

        Her gjelder regler som er vedtatt av styret.





13.           NORMISJON, DET NORSKE 

                MISJONSSELSKAP, OG NORSK     

                LUTHERSK MISJONSSAMBAND SIN

                ROLLE VED EN EVENTUELL

                AVVIKLING 


        Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter drives selvstendig av sentrets årsmøte og    styre. De tilknyttede organisasjoner, Norsk Luthersk Misjonssamband, Det    Norske Misjonsselskap og Normisjon, vil normalt ikke ha innflytelse på drift og disponering, men kan i en gitt situasjon koples inn hvis det ikke lenger er frivillige som makter, eller ønsker, å drive sentret i samsvar med organisasjonenes intensjon. I en slik situasjon kan regionrådene for disse organisasjonene gjøre sine beslutninger, ev. i samråd med sentrets styre og årsmøte.





14.      DOKUMENTER OG AVTALER

        Styret har godkjent følgende dokumenter for Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter. Dokumentene gjennomgås årlig av styret. Kontrollskjema skal arkiveres av daglig leder.


  

 

VEDLEGG TIL VEDTEKTER

 

Retningslinjer for daglig leder                                   

 

Retningslinjer for intern regnskapsfører                     

 

Branninstruks                                                         

 

Priser og regler for utleie                                          

 

Inventar                                                                 

 

Tilsyn og vedlikehold av teknisk utstyr                       

 

Nøkkeladgang                                                         

 

Renhold                                                                 

 

Kontrollskjema for kjøkken, kjøleskap og frysere          

 

Befaringsskjema for teknisk utstyr og inventar              

 

Vedtekter for sameiet                                               

 

Husregler for bruk av sentret + kortutgave                  

 

Skjema for medlemskap                                           

               

Disse vedtektene er godkjent i ekstraordinært årsmøte for

Hitra Misjons- og Nærmiljøsenter, tirsdag 16. januar, 2018